Pourquoi faire un état de départ ?
Quand un stock change de lieu ou de responsable, une question arrive vite : quelle quantité a réellement été remise et enregistrée ? Un inventaire de départ daté donne une base commune à votre équipe et au prestataire. Il aide à distinguer un écart déjà présent d’un mouvement qui se produit pendant le transfert ou après la réception.
Nettoyez les données article avant le comptage
Vérifiez les codes produits, les désignations et les unités utilisées. Un même article ne devrait pas apparaître tantôt en carton, tantôt en pièce sans règle de conversion claire. Si certains produits sont suivis par lot, série ou date, indiquez-le dans le fichier. Signalez aussi les références actives, bloquées, retournées ou en attente de contrôle.
Comptez les quantités et décrivez les unités logistiques
Pour chaque référence, notez la quantité disponible et l’unité de comptage. Quand le stock est palettisé, relevez aussi le nombre de palettes, leur homogénéité, leurs dimensions et leur hauteur chargée si ces données sont disponibles. Pour les cartons en vrac, précisez comment ils sont regroupés et comptés. Une photo peut aider à expliquer un format atypique, à condition qu’elle ne remplace pas les quantités vérifiées.
Fixez une date et traitez les mouvements en cours
Un inventaire représente le stock à un instant donné. Notez la date et l’heure de référence et décidez quoi faire des commandes, réceptions et retours pendant le comptage. Il faut éviter qu’une sortie soit déduite deux fois, ou qu’une réception arrive dans le fichier après que les quantités ont déjà été validées. Si l’activité continue, convenez d’une règle simple pour isoler et tracer les mouvements.
Documentez les écarts au lieu de les masquer
Si le système indique 48 unités et que le comptage en trouve 46, gardez les deux valeurs, ajoutez le résultat du recomptage et identifiez la personne qui valide la correction. Ne remplacez pas silencieusement une donnée par l’autre. Cette trace facilite le rapprochement et permet de décider ensemble quelle quantité sera reprise comme stock d’ouverture.
Préparez une passation claire
Avant l’arrivée des marchandises, transmettez le fichier validé, les consignes de réception, les formats attendus et les contacts responsables des décisions. Convenez de la façon dont les écarts, produits endommagés et unités non identifiées seront signalés. Après réception, rapprochez les quantités remises et enregistrées avant de lancer les premières préparations.
Le niveau de détail dépend de votre stock : quelques références homogènes ne demandent pas le même travail qu’un catalogue avec lots, séries ou unités multiples. Pour une étude d’entreposage à Casablanca, Tecxodus peut examiner les données de départ et les opérations souhaitées. Les modalités de prise en charge restent à confirmer selon le périmètre.